社会福祉法人すいせい

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事務職の必須知識!ビジネス文書の種類と役割は仕事の流れと一緒に学べ!

気持ち良かった春の空気も過ぎ去って、ずいぶん蒸し暑い日が増えてきましたね。どうも、就労移行支援事業所CASTビジネスアカデミー利用者の新宮です!
 
この記事では、先日CASTビジネスアカデミーで行われた、取引に使われるビジネス文書についての講座をご紹介したいと思います。
 
皆さんは、仕事を受注する際に取引先と交わされる、「文書の種類と役割」について説明できますか?
見積書、発注書、納品書、請求書、領収書…と文書にはいろいろなものがあります。
 
いわゆる事務職と呼ばれる仕事は、文書と切っても切れない関係にありますよね。今回の講座では、特に5種類の文書について、職員の田中さんからご説明をいただきました。
 
講座の構成は、自社と取引先との間でどのようなやりとりをして、一つの仕事を完了まで持っていくのかという流れを切り口に、各文書の役割や特徴について教えていただくというものでした。

CASTビジネスアカデミーの利用者は、訓練として企業から受注したお仕事をしますが、フローチャートの画像のように
 
1. 企業からCASTビジネスアカデミーへの依頼
2. CASTビジネスアカデミーから企業への『見積もり書』の郵送
3. 企業からCASTビジネスアカデミーへの『発注書』の郵送
4. CASTビジネスアカデミーによる仕事の受注、実際の作業、成果物の企業への発送、『納品書』の郵送と、それとは別に『請求書』の郵送
5. 企業によるお金の振込
6. CASTビジネスアカデミーから企業への『領収書』の郵送
 
というのがざっくりとした仕事の流れです。このような流れの中で、先に挙げた5種類の文書について、それぞれ詳しい説明をしていただきました。
※領収書に関して、一般的には現金でのやり取りの場合のみ発行を行い、銀行振り込みの場合は振込明細が領収書代わりになります 
 
他にも、利用者が普段取り組んでいる作業の単価はいくらか?など、妙にリアルな話も出てきましたが、ここでは省略します(笑)。
 
最後は、今回のプログラムを受けた私の感想です。
 
この講座では、単に文書の特性を学べたというだけでなく、オフィスワークにおける仕事の流れを、文書を通じて知ることができたようにと思います。
 
私は学校を卒業してすぐにCASTビジネスアカデミーに入所したのですが、今までは、実際の仕事の全体像というものがあまりイメージできませんでした。
 
それが今回の講座を聴くことによって、現場での職務を、全体を俯瞰して理解することができたように思います。
 
このように、就労移行支援事業所CASTビジネスアカデミーでは定期的に講座が開かれ、社会に出てから役に立つ情報を学ぶことができます。もしこの記事を読んでCASTビジネスアカデミーで一緒に学んでみようかなと思った方がおられましたら、下記の連絡先までご連絡ください。
 
今回はこのあたりで終わりにしましょう。以上、就労移行支援事業所CASTビジネスアカデミー利用者の新宮がお届けいたしました!

投稿者: 就労移行支援事業所CASTビジネスアカデミー利用者 新宮

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